Intimement lié à l’organisation et au fonctionnement de l’entreprise, l’office manager est un acteur clé. Il est responsable d’un large éventail de tâches et d’activités qui assurent le bon fonctionnement de l’entreprise. Ses responsabilités peuvent varier selon le type d’organisation pour laquelle il travaille, mais en général, il est chargé de superviser le budget, de gérer les horaires des employés et d’organiser les opérations du bureau. L’office manager (également appelé « responsable des services généraux ») peut également être chargé de tâches liées aux ressources humaines, comme l’accueil des nouveaux employés et la tenue des dossiers des salariés.
Le type d’entreprise qui emploie un office manager peut varier du tout au tout. Certaines entreprises peuvent avoir un poste d’office manager dédié, tandis que d’autres mettent les responsabilités de l’office manager entre les mains d’un(e) assistant(e) administratif(ve) ou un autre poste qui remplit également certaines des fonctions du responsable des services généraux.
Quelles sont les responsabilités de l’office manager ?
Les responsabilités de l’office manager vont de l’organisation, de la planification et de la supervision d’un groupe d’assistants administratifs, au travail avec un ou deux salariés ; tout dépend de la taille et de la structure de l’entreprise dont il fait partie.
Dans tous les cas, un office manager doit être capable d’inspirer et d’encourager le personnel à améliorer la productivité et la qualité du travail, quelle que soit la taille de l’entreprise.
Les responsabilités classiques de l’office manager comprennent :
- La prise de rendez-vous et l’organisation de réunions
- Le traitement de la correspondance, des plaintes et des demandes de renseignements
- L’organisation des déplacements et de l’hébergement des collaborateurs
- La commande de mobilier et de papeterie
- La rédaction de rapports, de lettres et de présentations
- Le contrôle et l’observation des activités du personnel de secrétariat, de bureau et d’administration
- Le contrôle des dépenses de bureau
- La coordination avec les collaborateurs, les fournisseurs et les clients
- La mise en place et le suivi des politiques et systèmes de gestion de bureau
- La délégation de tâches à des salariés moins expérimentés
- Le choix et suivi du prestataire de ménage pour l’entretien des locaux
L’achat de matériel et l’organisation : une tâche clé de l’office manager
Un office manager est chargé de superviser les opérations du quotidien, en lien avec l’organisation et le fonctionnement de l’entreprise.
Afin de maintenir un environnement de travail propre, l’office manager peut être amené à superviser et à aider l’équipe de nettoyage après les réunions. Il peut, selon l’ampleur des tâches à effectuer, faire appel à un prestataire externe.
Le responsable des services généraux doit également avoir à portée de main des fournitures telles que du matériel pour faire du café et des articles de toilette. En outre, pour répondre aux besoins des salariés, il ou elle est également chargé(e) de mener des recherches et de faire les achats nécessaires. L’office manager doit décider de la quantité réaliste à commander chaque semaine ou chaque mois et établir un calendrier de commande en fonction de ces calculs. Après cela, charge à lui ou à elle de surveiller les stocks pour s’assurer que les réserves d’éléments essentiels comme les serviettes en papier et le papier pour imprimante soient suffisantes.
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